如何召開(kāi)有效的會議

如何召開(kāi)有效的會議
    融智顧問

會議是一(yī)項管理活動，從計劃、命令、控制、協調、執行及實施等過程中(zhōng)，均所需要的有效手段。會議上的溝通對于官理者與部屬間、同事間的了解、信賴、共識與成果，有極大(dà)的助益。俗話(huà)說：「三個臭皮匠，勝過一(yī)個諸葛亮」就是有效能的會議，充分(fēn)發揮統合的力量。然而，無效率的會議常适得其反。議而不能決，決而不能行，形成浪費(fèi)、内耗，成爲管理的重要缺失之一(yī)。

一(yī)、什麽樣的會議才算富有實效？

如何使會議富于實效?在尋找這個問題的答案之前，先了解什麽樣的會議才算富于實效。嚴格說來，目前公認符合以下(xià)三種要求的會議才算富于實效：

(1)目标能被實現--會議既然是一(yī)種用以發揮特定功能，或更确切地說，用以實現特定目标的手段，因此評測會議是否具實效，其首要的标準便是審視開(kāi)會之前爲會議所設定的目标有實現的價值。

(2)目标能在最短時間内被實現--這個要求本身頗具争論性。有些人認爲開(kāi)會過程中(zhōng)的讨論甚至争議，是一(yī)種必然的事情，因此對這些人來說，盡管是冗長的讨論或争辯，也不可能被視爲違背"在最短時間内實現目标"的要求。但是另一(yī)些人則認爲，會議中(zhōng)的讨論或争辯并無實質的意義可言，因此對這些人來說，就算短暫的讨論或争辯，也可能被認爲浪費(fèi)時間。但不管怎樣，絕大(dà)多數人都同意：越能在短時間内實現會議目标越好。

(3)與會者對會議感到滿意--所謂滿意，并不意味與會者對會議的主題或決議感到高興。例如當會議的主題在于探讨裁減，與會者對這樣的會議一(yī)定不會感到高興。但若能設法令與會者了解裁員(yuán)的理由，并令他們有機會發表意見或提出實施辦法，這種作法多少會使他們感到滿意。所以想使與會者對會議感到滿意，則應提供機會讓他們盡量吐露心聲，并參與讨論。

以上三個要求中(zhōng)，(2)與(3)在相當大(dà)的範圍内是相互沖突的。這是因爲若想使與會者感到滿意，就不能不花時間讨論，但是若想在短時間内實現目标，就必須剝奪與會者自由讨論的機會。

總之，真正富于實效的會議所應具備的條件是：在與會者均感滿意的情況下(xià)，以最短時間實現會議目标。要使會議全部符合這些要求實在不容易，但這些要求至少應成爲會議主持人及與會者共同努力的方向。

二、不切實效的會議有何危害？

富于實效的會議，可以幫助我(wǒ)們發揮"提供信息、收集信息、解決問題、宣傳政策、培育訓練"等功能。這顯然是有益的，盡管其效益大(dà)小(xiǎo)很難衡量。而不富實效的會議，将有三大(dà)危害：

(1)會議目标無法實現。會議是以目标的實現爲導向，一(yī)旦目标無法實現，那麽爲會議投入的一(yī)切時間、精力及金錢将全部"泡湯"。

(2)會議所承擔的機會成本相當可觀。所謂機會成本，即指投入于會議的時間、精力及金錢改變使用途徑所能産生(shēng)的效益。時間、精力及金錢本來可以充作多種用途。倘若不将它們投入于徒勞無功的會議，而将它們導入其它途徑，則可能因而獲得某些效益。這些可能獲得的效益，就是召開(kāi)會議所必須承擔的代價。盡管會議的機會成本難以衡量，但可從一(yī)場會議花銷，對它作初步的估計。

(3)與會者對會議感到不滿。與會者若對某一(yī)次會議感到不滿，則其反應将可能是這樣的："會議的主持人原來是這樣無能!""以後再由同一(yī)個主持人所召開(kāi)的會議，将拒絕參加!""會議、會議、會而不議、議而不決、決而不行、行而無效!"這些消極的反應可能降低士氣，甚至導緻員(yuán)工(gōng)缺勤率或流動率提高。

三、爲什麽會議沒有實效？

導緻會議失效的因素極多，有的存在于開(kāi)會之前，有的發生(shēng)于會議進行中(zhōng)，有的則出現于開(kāi)完會之後。現将諸因素羅列如下(xià)：

(1)會議前：

Ø  欠缺目标。

Ø  目标不明确。

Ø  欠缺議程。

Ø  與會人選不當(與會者太多或與會者太少)。

Ø  會議時間不當。

Ø  開(kāi)會通知(zhī)時間不當(太早通知(zhī)開(kāi)會或太晚通知(zhī)開(kāi)會)。

Ø  開(kāi)會通知(zhī)内容欠周詳。

Ø  會議地點不當。

Ø  會議場地設備欠佳。

Ø  與會者無準備而來。

Ø  未訂明會議終止時間或每一(yī)議案時間分(fēn)配不當。

Ø  會議不能準時開(kāi)始。

Ø  會議太多，緻使與會者一(yī)聽(tīng)說要開(kāi)會，無不感覺厭(yàn)煩。

Ø  向來很少開(kāi)會，緻使每次會議議案堆積過多。

(2)會議中(zhōng)：

Ø  外(wài)界幹擾太多。

Ø  與會者發言離(lí)題。

Ø  主持不能很好的控制會議氣氛。

Ø  讓沒有必要留在會場的人員(yuán)留在會場。

Ø  猶豫不決。

Ø  資(zī)料不充足，卻貿然決策。

Ø  少數人壟斷會議。

Ø  與會者之間交頭接耳。

Ø  與會者不表明真正感受或意見。

Ø  與會者之間争論。

Ø  與會者與主持争論。

Ø  視聽(tīng)器材發生(shēng)故障。

Ø  與會者欠缺熱心。

Ø  會議超出預定時間。

Ø  主持未能總結會議成果。

(3)會議後：

Ø  欠缺會議記錄。

Ø  不能對決議事項進行追蹤。

Ø  不能對會議成敗得失進行檢讨。

Ø  不能及時解散已實現任務的臨時性委員(yuán)會或工(gōng)作小(xiǎo)組。

Ø  與會者對會議感到不滿。

由此可見，會議召開(kāi)的三大(dà)階段中(zhōng)均會存在不同的問題，隻要盡力避免，對于召開(kāi)一(yī)個有效的會議不爲難事。

對于咨詢團隊，我(wǒ)們的項目成員(yuán)會經常作爲會議主持召開(kāi)各種會議，在此對于作爲會議主持人如何把握結束要點強調一(yī)下(xià)：在所有的議題讨論完畢時，或是在預定的會議終止時間來臨時，主持應适時地結束會議。主持在結束會議的時候最忌諱的是采取這一(yī)類方式："時間差不多了，如果諸位再沒有其它問題，我(wǒ)們就此打住。……好!散會。"以這類方式結束會議含有兩種缺陷：

(1)倘若與會者臨時再提出問題，則可能會耽擱時間而使會議無法按原定的時間結束。

(2)主持的說詞給人的印象隻是：他已機械式地完成了一(yī)件份内的事，而這件事對他來說好象并不重要。與會者因爲有了這個印象，所以他們在離(lí)開(kāi)會場之際，并不覺得這場會議有什麽收獲。

爲了避免以上兩種缺陷，主持應該在結束會議之前的幾分(fēn)鍾，爲整場會議作總結。在任何一(yī)場會議裏，令與會者印象最深刻的，便是會議結束前幾分(fēn)鍾所聽(tīng)到的話(huà)語。因此，主持應該善用這幾分(fēn)鍾。主持的總結最好能夠涵蓋下(xià)列四項：

(1)複述這次會議的目标。

(2)總結這次會議所取得的成果。

(3)多謝與會者參與(或在适當場合下(xià)，感謝他們的貢獻或關注)。

(4)必要的時候，宣布下(xià)一(yī)次會議的目标、時間及地點。

在上列總結性的陳述之後，與會者在離(lí)開(kāi)會場之際，才會真正領受到成就感或貢獻感。

會議結束後，主持的工(gōng)作仍未結束。主持仍有四件事要辦：

(1)評估剛剛結束的會議，以作爲改進未來會議的參考。主持在每一(yī)次會議結束後，都應該花幾分(fēn)鍾時間，針對會議是否具實效而作自我(wǒ)評估。但是爲了避免受主觀意識所蒙蔽，主持可以偶而用其它方式，讓與會者評估會議的成敗。盡管主持本人、與會者單獨評估可能均含某一(yī)程度偏見，但兩方面的綜合評估則頗爲中(zhōng)肯。因此，我(wǒ)們希望經常有機會充當會議主持的人，找個機會爲自己所主持的會議作上述三方面的綜合評估。

(2)責成有關人員(yuán)整理會議記錄。會議記錄至少能夠發揮三種功能：a、充作征信工(gōng)具；b、充作會議中(zhōng)決議事項追蹤依據；c、充作組織内部溝通信息的文件。爲了令會議記錄能充分(fēn)地發揮上述的功能，他應該在會議結束後24小(xiǎo)時之内--或至遲到48小(xiǎo)時之内，整理妥善并送有關人員(yuán)。會議記錄如能在這樣的時限内送出，将可産生(shēng)三種好處：a、假如會議記錄在内容上有商(shāng)榷餘地，則可即時改正，因爲與會者在這個時候對會議經過仍然記憶猶新。b、會議中(zhōng)如有後續的工(gōng)作有待與會者辦理，則會議記錄可以發揮提醒及跟催作用。C、既然會議記錄能夠在一(yī)兩天之内送達有關人員(yuán)手中(zhōng)，主持可以借此讓隻需要知(zhī)道會議結果的那些人免于參加會議。

(3)主持應适時追蹤會議中(zhōng)決議事項的執行狀況，以免"決而不行、行而無效"。