組織高效會議

          融智助理咨詢顧問  向星

    會議是我(wǒ)們最常見的一(yī)種工(gōng)作方式，據有關數據顯示，經理級和專業人員(yuán)每周約花1/4的時間在開(kāi)會上。美國權威機構的統計表明，1996年美國企業因不當的會議管理導緻的損失高達60億美圓， 而另一(yī)項調查表明，企業80%的員(yuán)工(gōng)提升來源于其在會議上的表現引起上司的注意和賞識，所以如何使會議有效益和有效率，對于企業和企業人來說，都具有重要的意義。而事實上，會議的有效管理，注重組織高效的會議等，往往被我(wǒ)們所忽視。很多時候，會議都是在毫無準備、毫無章程的狀況下(xià)進行，也沒有設定會議的目标，所以就更談不上去(qù)評價一(yī)個會議的效率。

兩個或兩個人以上，聚合在一(yī)起、就某個或某些議題進行讨論或解決，這就是會議。會議的正面作用是解決問題，反面作用則是帶來難題，例如由于開(kāi)會技巧不佳或過于頻(pín)繁，促使主管層随意決策，讓員(yuán)工(gōng)不但要花費(fèi)很多的時間，工(gōng)作也無法進行，這不僅浪費(fèi)了公司成本，也造成工(gōng)作效率的低下(xià)。衆多現象都在提醒我(wǒ)們應當關注如何能在會議中(zhōng)高效率且有效率地解決問題，這也是現代管理方式的體(tǐ)現。

從某種角度而言，我(wǒ)們是在一(yī)個時時處處充滿會議的世界中(zhōng)工(gōng)作，高效的會議能幫助我(wǒ)們迅速解決實際中(zhōng)遇到的問題。要組織高效的會議，首先要了解會議的基礎知(zhī)識，深刻理解會議的意義、目的、分(fēn)類、合理的發生(shēng)頻(pín)率以及如何計算會議的成本，隻有先掌握了這些基礎知(zhī)識，才可能使每一(yī)次會議都“行之有效”。

1、會議的意義——會議能讓決策層集思廣益，能讓決策執行者充分(fēn)溝通。會議很少是一(yī)對一(yī)的溝通，絕大(dà)多數情況下(xià)都是一(yī)種群體(tǐ)溝通，是一(yī)個集合的載體(tǐ)，雖然随着科技的迅猛發展，人們的溝通方式越來越多，現在人們可以通過E-mail、多媒體(tǐ)等種種形式溝通，但是，會議這種方式的群體(tǐ)溝通，是任何其他溝通方式都無法替代的，因爲這是最直接、最直觀、最符合人類原本的溝通習慣的。通過會議使不同的人，不同的想法彙聚一(yī)堂，相互碰撞，能産生(shēng)“金點子”，能讓問題思考得更全面，許多高水準的創意就是開(kāi)會期間不同觀念相互碰撞的産物(wù)。

2、會議的目的及形式：

◆通報、布置工(gōng)作：一(yī)定程度上能故無鬥志(zhì)，使公司上下(xià)團結一(yī)心，朝一(yī)個方向努力。

◆交流、學習（培訓）：資(zī)源共享，以期相互幫助，共同進步。

◆激發創意（讨論）：集思廣益，充分(fēn)溝通，“三個臭皮匠頂個諸葛亮”。

◆做出決定（決策）：讓決策更具執行力。

3、會議的種類

會議可以按多個維度進行分(fēn)類，而每一(yī)種分(fēn)類都從一(yī)個方面反映了會議的作用，每一(yī)種分(fēn)類都與人們的實際需要、社會的不斷發展密切相關。比如，按内容、性質，分(fēn)爲代表大(dà)會、工(gōng)作會議、學術會議、聯席會議等；如按會議的形式，可分(fēn)爲小(xiǎo)組會、座談會、報告會等：按與會人員(yuán)的成分(fēn)，可分(fēn)爲黨委會、董事會、記者招待會等；按照人數、規模，可分(fēn)爲大(dà)型會議、中(zhōng)型會議、小(xiǎo)型會議;按照會議召開(kāi)的規律或日期，可分(fēn)爲定期例會、臨時性會議；此外(wài)，還有按會議的範圍、地區、時間分(fēn)類的。

每種會議都有其合理的發生(shēng)頻(pín)率，隻有掌握了合理的會議發生(shēng)頻(pín)率，才能更高效地利用各種會議解決問題、達到目的。

4、會議的成本

   會議成本是我(wǒ)們最容易忽視的概念，這是因爲人們習慣上隻把實際花銷的費(fèi)用視爲成本，而會議在多數情況下(xià)不存在這一(yī)類的花費(fèi)，所以會議成本的概念在企業中(zhōng)很少提起。事實上，會議成本不但存在，它還是一(yī)筆非常客觀的數目，它更關系到一(yī)家公司的成敗得失，因此萬萬不可等閑視之。

會議成本分(fēn)爲時間成本、直接會議成本和效率損失成本三種。

◆ 時間成本：

   時間成本＝參加會議的人數×（與會者的準備時間+與會者的履行時間+會議秘書(shū)工(gōng)作時間+會議服務人員(yuán)工(gōng)作時間）

   如果時間成本不夠直觀，則可換成金錢成本。

   即金錢成本＝開(kāi)會的時間成本×與會人員(yuán)平均每小(xiǎo)時的薪水

◆ 直接會議成本：

   直接會議成本便是人們習慣上的直觀成本費(fèi)用。

直接會議成本＝會議設施租用費(fèi)+會議場地費(fèi)+旅費(fèi)+食宿費(fèi)+文件準備費(fèi)

◆ 效率損失成本：

經濟學中(zhōng)有個名詞叫機會成本，效率損失成本即是會議管理中(zhōng)的“機會成本”。開(kāi)會時，參會人員(yuán)，尤其是管理層的人必須離(lí)開(kāi)自己的工(gōng)作崗位，這就有可能造成公司整體(tǐ)工(gōng)作效率、管理工(gōng)作效率的下(xià)降，由于效率下(xià)降而造成的損失，就是效率損失成本。效率損失成本一(yī)般包括以下(xià)3種情況：

⑴ 因不及時接聽(tīng)重要客戶的電(diàn)話(huà)而損失一(yī)大(dà)筆生(shēng)意

⑵ 不能及時處理客戶的投訴而得罪一(yī)批客戶

⑶ 不能及時解決自己管轄範圍内的突發事件而停工(gōng)停産

5、評價會議成功的要素

   怎麽樣的會議才叫成功召開(kāi)呢？會議的成功與否應該從兩方面來評價：①達到了預期的效果了嗎(ma)？②會議進行得如何？

6、會議常見問題

   效率不高是會議的普遍現象，具體(tǐ)表現如下(xià)：

   造成會議效率不同通常是由7個方面的原因：時間、地點、會議參與人選擇不合适、主持人的技巧、參會者的素質及表現、會議前期準備工(gōng)作和會議目标。其中(zhōng)主持人的技巧、會議前期準備工(gōng)作是會議的“緻命傷”，這是因爲會議主持人如果缺乏影響力、說服力，被參會者牽着鼻子跑，無法到達會議意圖；而會議前期準備會延誤會議時間和成功。

6、高效會議特征：

   我(wǒ)們要明确高效會議的特征，用特征來指導我(wǒ)們每一(yī)次會議的準備、召開(kāi)及後續跟蹤，并随時檢驗，充分(fēn)做好預防性措施，确保我(wǒ)們即将召開(kāi)的會議就是一(yī)次高效會議。

高效會議特征有：

◆ 可行的會議議程

◆ 設施、設備能充分(fēn)滿足要求

◆ 準時開(kāi)始，并有計劃的結束

◆ 所有應與會者均出席會議

◆ 共同遵守會議規則

◆ 每個人有機會表達觀點

◆ 與會者能相互傾聽(tīng)

◆ 所有成員(yuán)有決策發言權

◆ 會中(zhōng)進行書(shū)面記錄

◆ 結束時對讨論的問題及分(fēn)配的任務進行總結

◆ 全體(tǐ)成員(yuán)一(yī)起保證具體(tǐ)分(fēn)派的工(gōng)作得到完成

7、會議規範

   會議規範是我(wǒ)們組織高效會議最基本的規章制度，主要包括會議時間安排的規範、會議流程規範以及會議規範制度三方面。

◆ 會議安排時間。

在會議時間的安排上，人們往往遵循于習慣，例如，周一(yī)一(yī)早開(kāi)例會，下(xià)午三、四點開(kāi)會等，其實會議時間的挑選是有一(yī)定規則可循的，我(wǒ)們把一(yī)天的時間分(fēn)成如下(xià)幾個階段，根據員(yuán)工(gōng)的工(gōng)作狀态來找出最佳會議時間。

◆ 會議流程規範

  會議的流程一(yī)般分(fēn)爲三個步驟，會前準備、會議召開(kāi)和會後跟蹤.

   其中(zhōng)，會前準備和會後跟蹤是兩個最容易忽視的步驟，參會者經常是在沒有任何準備的情況下(xià)走進會議室，既沒有查看會議相關資(zī)料，也沒有關注此次會議的議題，在會議室裏還互問“這次會議要幹嘛？”，很明顯這将直接影響會議的質量，而在會議結束之後，也沒有人及時整理會議紀要和跟蹤會議決策地執行，會議決策沒有執行，沒有落實就等于是沒有決策，所以會前準備和會後跟蹤是保證會議成敗的關鍵，一(yī)個規範的會議流程必須包含會前準備和會後跟蹤工(gōng)作。會前準備和會後跟蹤具體(tǐ)包括寫、發發備忘錄，确定會議目标、角色、會議程序及議程、制定跟蹤計劃，以及安排下(xià)次做彙報的人選等。

開(kāi)會過程是整個會議的議程，包括會議開(kāi)始、核心主題和結束語。

◆ 會議規範制度

⑴ 守時

⑵ 關掉手機等，避免外(wài)界的打擾，以免分(fēn)心

⑶ 圍繞主題進行讨論，不要偏題，對讨論的内容保密

⑷ 允許幽默——并且鼓勵

⑸ 避免細節過多，保持言談簡明扼要

⑹ 避免一(yī)個人唱(chàng)獨角戲，每個參會者都要發言

⑺ 積極傾聽(tīng)，尊重别人的意見并給予關注

⑻ 不必掩蓋沖突，要積極解決

⑼ 在一(yī)個時間段僅僅一(yī)個人說話(huà)——完畢後其他人再進行交談

⑽ 進行對事的建設性批評，而不針對人

了解會議的基礎知(zhī)識，是我(wǒ)們組織高效會議的基礎，有了這些基礎後，我(wǒ)們才能對會議現狀進行診斷，判斷會議效率不高的原因，于此同時，清楚地了解什麽是高效會議、會議規範有哪些也是至關重要的，隻有掌握了這些，才能從正面引導我(wǒ)們提高會議的效率。